Poste 23-44
Adjoint(e) au service à la clientèle bilingue, Unité du service à la clientèle

Division des services aux membres

Poste permanent, catégorie 13 – Salaire de départ entre 50 428 $ et 55 833 $

Nous sommes à la recherche d’une personne possédant une solide expérience dans un centre d’appels moderne et d’excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais. La personne retenue peut répondre de façon efficace aux demandes d’information par courriel et par la poste.

Un test de compétence linguistique en français fait partie du processus de recrutement pour ce poste.

Responsabilités

• Répondre aux demandes et donner des renseignements précis par téléphone, par écrit et en personne aux membres, aux postulants et au public.
• Fournir aide et conseils aux enseignantes et enseignants formés à l’étranger qui veulent obtenir l’autorisation d’enseigner en Ontario.
• Renseigner les postulants sur l’état de leur demande d’inscription et sur la façon d’obtenir les documents exigés pour devenir membre de l’Ordre.
• Donner des renseignements sur les cours menant à une qualification additionnelle, les exigences d’inscription à ces cours et leurs fournisseurs.
• Recevoir et traiter les cotisations annuelles, et mettre à jour la base de données des membres.
• Résoudre les problèmes communiqués par les membres et les postulants.
• Transmettre les demandes complexes aux chercheurs et aux agents du service à la clientèle en utilisant le protocole de transmission du service à la clientèle.
• Vérifier l’identité des appelants ou des visiteurs avant de divulguer de l’information.
• Participer à de la formation croisée pour assumer à l’occasion les responsabilités d’adjoint au Service des dossiers ou au Service d’évaluation.
• Effectuer d’autres tâches assignées par le chef du Service à la clientèle.

Pour poser votre candidature, envoyez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation au plus tard le 10 octobre 2023.

Poste 23-43
Chef des ressources humaines

Unité des ressources humaines, Bureau du registraire

Poste permanent, catégorie 4A – Salaire de départ entre 131 969 $ et 148 532 $

Sous la responsabilité du registraire adjoint, la personne qui occupe le poste de chef des ressources humaines gère cette équipe et est le conseiller principal de la haute direction de l’Ordre en matière de ressources humaines et de pratiques exemplaires dans le domaine. En tant que chef des ressources humaines, vous gèrerez l’ensemble du cycle de vie des employés, soutiendrez l’efficacité de l’organisme par la mise en œuvre de programmes de ressources humaines, et fournirez des conseils pour protéger l’organisme contre les risques liés au capital humain. Vos principales responsabilités comprendront le développement organisationnel, la dotation en personnel, le recrutement et la fidélisation, l’engagement et le bienêtre des employés, la santé et la sécurité, les relations avec les employés, l’administration des rémunérations, la gestion du rendement, les initiatives d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI), et la formation. À titre d’expert en la matière, vous épaulerez l’équipe de direction de l’Ordre sur des sujets stratégiques et opérationnels liés aux ressources humaines.

Responsabilités

• Collaborer avec le registraire adjoint et l’équipe des ressources humaines afin d’assumer le leadeurship et d’établir des objectifs en matière de ressources humaines, puis élaborer un plan de mise en œuvre pour les atteindre selon un délai déterminé.
• Fixer les priorités en matière de ressources humaines, assigner le travail au personnel des ressources humaines et en faire le suivi en veillant au professionnalisme, à la précision, au respect des délais et à la répartition équitable du travail afin d’accomplir efficacement les tâches de l’Unité.
• Établir et appliquer des procédures efficaces et efficientes, former et orienter le nouveau personnel, communiquer les normes de rendement au personnel des ressources humaines et évaluer régulièrement le rendement du personnel.
• Fournir des rapports de gestion, des analyses politiques et du soutien dans le domaine des ressources humaines en fonction des ordres du jour de l’équipe de haute direction, du conseil de l’Ordre et du sous-comité des ressources humaines.
• Offrir à la direction et aux employés des conseils et du soutien dans le domaine des ressources humaines, y compris en ce qui concerne la dotation de personnel dans le cadre du développement organisationnel, les relations avec les employés, l’administration de la rémunération, la gestion du rendement et la formation.
• Établir un lien entre la direction et les relations avec les employés en répondant aux demandes, aux griefs ou à d’autres questions.
• Superviser la mise en œuvre de procédures de recrutement interne et externe efficaces (pour le personnel permanent et temporaire), y compris en ce qui concerne la planification, la publicité, les accusés de réception, la sélection, les entretiens, les références et les processus de nomination.
• Encadrer la gestion du rendement à l’échelle de l’Ordre, dont l’orientation initiale du personnel, la planification et l’évaluation du rendement pendant la période d’essai et en cours, les possibilités de formation, de perfectionnement et de croissance professionnelle pour le personnel et les membres de la haute direction, ainsi que les entretiens de fin d’emploi.
• Maintenir et coordonner un programme complet d’administration des salaires compatible avec les ressources financières et les objectifs de l’Ordre en matière de ressources humaines, de reconnaissance, d’équité et de fidélisation.
• Assurer la conformité avec la législation en matière de ressources humaines et en évaluer les répercussions afin de fournir à l’équipe de direction des conseils qui reposent sur des données et des mesures solides.
• Offrir du soutien administratif et informatif relativement aux principaux programmes de ressources humaines de l’Ordre en ce qui concerne les pensions et les avantages sociaux, l’assiduité, les heures supplémentaires, les vacances, les descriptions de poste et les organigrammes, le système d’information sur les employés, les contrats de travail, les actions cycliques de ressources humaines comme les révisions salariales, les plans et les évaluations de rendement, ainsi que les modifications des droits aux avantages sociaux.
• Prévoir le budget des ressources humaines et en assurer le suivi en ajustant la planification, au besoin; déterminer les besoins budgétaires aux chapitres du fonctionnement et du personnel; préparer des prévisions et des projections; veiller au respect du budget; déterminer et expliquer les écarts et les divergences et; autoriser les dépenses dans le cadre du budget et des limites approuvés.
• Superviser le développement et la mise en œuvre de politiques et de procédures en matière de ressources humaines en rapport avec les pratiques efficaces et les objectifs de l’Ordre, et veiller à ce qu’elles soient appliquées de manière cohérente afin de garantir l’équité des processus.
• Tenir à jour les politiques et procédures en matière de ressources humaines ainsi que le manuel des employés.
• Préserver la vie privée des employés et du lieu de travail, et assurer le respect des règles de santé et de sécurité sur le lieu de travail.
• Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées de temps à autre par la registraire et le registraire adjoint.

Qualifications

• Baccalauréat en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, avec un titre de leadeur certifié en ressources humaines (CHRL).
• Au moins 5 ans d’expérience en gestion à la tête d’une petite équipe de ressources humaines.
• Expertise dans un large éventail de domaines des ressources humaines.
• Aisance à travailler de manière indépendante et pratique, à la fois virtuellement et en personne, dans le cadre d’un modèle de partenariat commercial.
• Excellente compréhension de l’analyse des ressources humaines et des indicateurs de rendement afin d’appuyer la prise de décisions fondée sur des données probantes.
• Ton expressif et persuasif à l’écrit et à l’oral tant dans des situations individuelles que dans des situations de groupe.
• Connaissances approfondies en matière d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI); engagement pour l’apprentissage continu en matière d’EDI et pour l’application de ces connaissances dans le travail quotidien.
• Expérience au chapitre de l’élaboration et de la mise en œuvre de stratégies et de programmes de ressources humaines qui apportent une valeur ajoutée à l’organisme.
• La maitrise du français est un atout pour ce poste.

Pour poser votre candidature, envoyez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation au plus tard le 26 septembre 2023.

Poste 23-42
Comptable principal(e)

Finances, Bureau du registraire

Poste permanent, catégorie 5 – Salaire de départ entre 92 451 $ et 119 118 $

Dans le cadre de ce poste, vous fournirez à l’Unité des finances de l’Ordre du soutien pour les obligations comptables quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles en gérant les systèmes de logiciels comptables ainsi que les activités de réconciliation et d’analyse.

Responsabilités

• Effectuer les tâches requises au moyen des logiciels comptables afin de garantir l’intégrité des informations comptables, y compris l’établissement, le maintien et la révision de la structure du code comptable, le maintien des fichiers sauvegardés, la sécurité et la production de rapports de contrôle.
• Participer à la conception et à la sélection de logiciels comptables et de systèmes d’entreprise connexes.
• Assurer les mises à jour quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles appropriées du système comptable, y compris le travail effectué par le personnel chargé des comptes créditeurs, des comptes débiteurs et de la rémunération.
• Préparer les écritures de clôture et d’ajustement mensuelles.
• Organiser l’analyse des comptes du grand livre et les rapprochements, y compris ceux effectués par d’autres membres du personnel, et recommander des redressements de compte.
• Produire tous les rapports comptables quotidiens, hebdomadaires et mensuels requis (y compris les rapports financiers ad hoc destinés au sous-comité de vérification et des finances du conseil) pour examen par le directeur associé des finances.
• Aider le directeur associé à préparer les présentations et rapports financiers et budgétaires destinés au sous-comité de vérification et des finances du conseil.
• Préparer les rapports de gestion de trésorerie pour le directeur associé; gérer la fonction de trésorerie en son absence avec l’approbation de la direction.
• Aider les chefs d’unité à annualiser les budgets afin de soutenir la planification, les prévisions et le contrôle budgétaires.
• Fournir des analyses des écarts budgétaires pour étayer les rapports de gestion mensuels et les rapports financiers trimestriels destinés au sous-comité de vérification et des finances; fournir aux chefs d’unité des informations comptables pour répondre à leurs besoins en matière de renseignements opérationnels.
• Gérer la préparation de l’audit et se charger de l’interface détaillée avec l’équipe d’audit sur place lors des audits intermédiaires et de fin d’année.
• Remplacer le directeur associé au besoin en ce qui concerne la coordination et la supervision des fonctions au sein de l’Unité des finances.
• Effectuer d’autres tâches à la demande du directeur associé.

Qualifications

• Diplôme d’études postsecondaires en affaires, avec une spécialisation en comptabilité/finance, et achèvement ou quasi-achèvement d’un programme de comptabilité agréé (CPA), ou l’équivalent.
• Trois années d’expérience professionnelle progressive dans le domaine des affaires, de la comptabilité ou des finances, et compétences avérées en matière de comptabilité et d’information financière.
• Solides compétences en mathématiques et en informatique, et connaissance du traitement de texte, des feuilles de calcul (en particulier Microsoft Excel) et des applications de base de données.
• Souci du détail et capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais.
• Entregent et solides compétences en communication écrite et orale.
• Capacité démontrée à travailler en autonomie et en équipe.
• Expérience en comptabilité des fonds, de préférence dans un organisme sans but lucratif.
• Jugement et discrétion éprouvés en matière de traitement de questions confidentielles ou sensibles.

Pour poser votre candidature, envoyez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation au plus tard le 19 septembre 2023.

Poste 23-41
Greffière ou greffier des tribunaux, bilingue

Unité des tribunaux, Division de la politique, de la gouvernance et des tribunaux

Poste permanent, catégorie 11 – Salaire de départ de 67 237 $ à 80 064 $

Vous êtes une ou un professionnel visionnaire et à l’aise avec la technologie. Vous avez une compréhension approfondie des audiences disciplinaires dans un contexte professionnel et un intérêt marqué pour l’optimisation des processus juridiques. Dans ce rôle, vous offrirez du soutien administratif et technologique dans un milieu où se déroulent un grand nombre de procédures judiciaires par voie électronique, en mode hybride ou en personne, en français et en anglais. Entre autres, vous mettrez en œuvre ces procédures judiciaires, résoudrez les problèmes technologiques au fur et à mesure qu’ils surviennent et apporterez de l’assistance administrative aux arbitres et autres participants aux audiences avant, pendant et après les audiences ainsi que dans le cadre des procédures préparatoires aux audiences. Vous avez de solides compétences interpersonnelles et pouvez communiquer clairement et professionnellement avec divers intervenants. Vous avez le souci du détail et pouvez faire le suivi des données relatives aux audiences afin d’aider l’Unité des tribunaux à remplir son mandat de protection de l’intérêt public.

Vous devez avoir des connaissances informatiques poussées, dont une excellente maitrise des applications Microsoft Office, de la technologie de visioconférence, des logiciels de gestion de réunions et de la technologie de partage de fichiers. Vous devez posséder une expérience prouvée en matière de soutien de comités ou de tribunaux dans un milieu de règlementation professionnelle pour occuper ce poste.

Le processus de sélection comporte un test de compétence linguistique.

Responsabilités

Tâches administratives

• Créer de nouveaux dossiers d’audience; veiller à ce qu’ils soient complets et pertinents, et les transmettre aux participants; ouvrir les dossiers électroniques et imprimés portant sur les audiences, et répondre aux questions des avocats, au besoin.
• Apporter son appui aux réunions préparatoires aux audiences en français et en anglais des façons suivantes : préparer les ressources et distribuer la documentation à la présidente ou au président d’assemblée, produire et afficher les ordres du jour, maintenir des rapports de présence, participer à la rédaction et au formatage des rapports provisoires de la présidente ou du président d’assemblée, consigner les documents et prendre les mesures requises à l’issue des réunions préparatoires aux audiences.
• Offrir du soutien administratif aux membres des comités de discipline et d’aptitude professionnelle, en français et en anglais, ainsi que pour les audiences et les réunions préparatoires aux audiences (en personne, en mode hybride et par voie électronique), p. ex., préparer les salles d’audience et des sous-comités avant les audiences, préparer les dossiers des membres d’un sous-comité, s’occuper des feuilles de consignation des preuves, prendre les présences, s’occuper des formulaires pertinents, et afficher les ordres du jour et les documents connexes pour les audiences tenues par voie électronique.
• Fournir de l’appui administratif et technologique durant les réunions et les séances de formation des comités de discipline et d’aptitude professionnelle.
• Coordonner les assignations à témoigner.
• Maintenir et mettre à jour les procédures de l’Unité et les listes de vérification pour les audiences.
• Rédiger les ébauches de correspondance en français et en anglais, et distribuer les décisions aux avocats, aux employeurs, aux parties plaignantes, aux membres et au personnel interne aux fins de publication et d’archivage.
• Faire le suivi après les audiences en mettant à jour les données sur les audiences, en établissant le profil des décisions dans le système de suivi et en avisant le personnel de la Division de la conclusion des affaires.
• Compiler des statistiques et les tenir à jour, et créer des outils de suivi qui seront conformes aux pratiques en vigueur.

Soutien technologique

• Fournir du soutien technologique et de la formation aux participants aux audiences dans le cadre d’instances judiciaires tenues par voie électronique ou en mode hybride.
• Assister à des instances judiciaires tenues par voie électronique ou en mode hybride à titre de spécialiste de la technologie, en assurer le bon déroulement et résoudre les problèmes techniques.
• Communiquer de façon claire et professionnelle les besoins technologiques concernant les audiences aux différents intervenants, y compris aux professionnels de la technologie de l’information internes et externes, aux membres des comités de discipline et d’aptitude professionnelle, aux avocats, aux sténographes judiciaires, aux membres de la profession enseignante et aux membres du public.
• Consulter les cadres de la Division au sujet des questions se rapportant aux instances judiciaires tenues par voie électronique ou en mode hybride, et veiller à cerner les risques et à les atténuer.
• Maintenir un registre complet des données relatives aux intervenants.
• Effectuer d’autres tâches assignées par le chef des Tribunaux ou par le directeur de la Politique, de la gouvernance et des tribunaux.

Exigences du poste

• Avoir de l’expérience au sein d’un organisme de règlementation dans un contexte judiciaire et dans un rôle de soutien à des comités ou à des tribunaux administratifs.
• Posséder d’excellentes compétences en technologie de l’information, y compris une connaissance approfondie des logiciels Microsoft Office, des systèmes d’exploitation (Windows, MacOS, iOS), de la technologie de visioconférence (Zoom, Teams), des logiciels de gestion de réunions (eScribe) et de la technologie de partage de fichiers (ShareFile).
• Avoir des capacités supérieures en matière de résolution de problèmes et de dépannage.
• Maitriser le français (production orale et écrite, et compréhension orale et écrite).
• Pouvoir communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral.
• Être capable de traiter des enjeux complexes et délicats et de garder son calme et son sang-froid dans un milieu de travail juridique et dynamique.
• Avoir d’excellentes compétences interpersonnelles (c.-à-d. pouvoir travailler en équipe, adopter une approche collaborative et appuyer les décisions de l’équipe).
• Faire preuve d’un grand souci du détail et être capable de traiter une grande quantité de documents en temps opportun.
• Être membre en règle du Barreau de l’Ontario ou avoir la désignation de greffière ou de greffier est un atout.
• Connaitre les principes généraux de la technologie audio et vidéo ou de l’électronique est un atout pour ce poste.

Pour poser votre candidature, envoyez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation au plus tard le 8 septembre 2023.

Poste 23-40
Superviseur(e) du centre de services informatiques

Unité de la technologie de l’information, Division des services généraux

Poste permanent, catégorie 5
Salaire de départ entre 92 451 $ et 114 674 $
Échelle salariale de 92 451 $ à 136 896 $

En tant que superviseur(e) du centre de services informatiques, vous surveillerez l’équipe du centre de services et veillerez à ce que les utilisateurs finaux obtiennent l’aide dont ils ont besoin. Vous gèrerez toutes les procédures liées à l’identification, à la hiérarchisation et à la résolution des problèmes, ainsi qu’au contrôle, au suivi et à la coordination des activités du centre de services. Vous serez également responsable de planifier la dotation en personnel, d’élaborer les processus de service, d’analyser le rendement et de mettre au point des plans de résolution proactifs.

Responsabilités

Stratégie et planification

• Prendre en charge la planification, la conception et l’évaluation du centre de services de l’Ordre en tenant compte des pratiques exemplaires et en veillant à la qualité et à la disponibilité des services offerts.
• Développer des accords sur le niveau de service afin de définir les attentes et les délais en matière de résolution de problèmes.
• Élaborer, mettre en œuvre et piloter des politiques et des procédures qui précisent la manière dont les problèmes sont cernés, documentés, assignés et résolus.
• Analyser le rendement des activités du centre de services et les résolutions documentées; déterminer les domaines problématiques, et trouver et mettre en œuvre des solutions pour améliorer la qualité du service et prévenir les futurs problèmes.
• Prévoir et mener les évaluations de rendement du personnel du centre de services.

Acquisition et déploiement

• Collaborer avec d’autres leadeurs de l’Unité de la technologie de l’information afin de repérer et/ou d’acquérir des logiciels de centre de services adaptés au personnel interne et aux clients externes.
• Effectuer des recherches sur les produits, les services, les normes et les protocoles émergents en ce qui concerne la technologie de centre de services afin de soutenir les efforts d’acquisition et de développement de l’Unité.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs dans le cadre de l’acquisition de nouvelles technologies de systèmes; superviser l’installation et résoudre les problèmes d’adaptation.
• Veiller à la mise en œuvre d’initiatives de formation appropriées pour le personnel nouveau et existant.

Gestion des activités

• Gérer le traitement des problèmes entrants au centre de services via le système de tickets, les appels téléphoniques et le courrier électronique afin d’assurer que la résolution soit rapide, efficace et axée sur le service.
• Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures sur le traitement des demandes et le renvoi aux niveaux supérieurs.
• Suivre et analyser les tendances relatives aux demandes transmises au centre de services et produire des rapports statistiques.
• Évaluer la nécessité de reconfigurations du système (mineures ou importantes) en fonction des tendances relatives aux demandes, et formuler des recommandations.
• Repérer, proposer, développer et mettre en œuvre des programmes de formation pour les utilisateurs finaux afin d’accroitre les connaissances et l’autonomie informatiques.
• Superviser l’élaboration et la distribution de fiches d’aide, de guides d’utilisation et de FAQ pour les utilisateurs finaux.
• Participer à des formations et à d’autres occasions de perfectionnement professionnel afin d’élargir ses connaissances sur les enjeux actuels et futurs relatifs aux centres de services ainsi que sur les technologies existantes et nouvelles du domaine.
• Former, encadrer et conseiller les techniciens du centre de services et d’autres employés subalternes.
• Contribuer, au besoin, à la résolution de problèmes renvoyés au niveau supérieur en fournissant aux utilisateurs finaux une assistance en personne.
• Surveiller les tendances en matière d’incidents et anticiper les problèmes potentiels en vue d’une résolution proactive.

Exigences du poste

Éducation et certification

• Posséder un diplôme collégial ou universitaire en informatique et/ou 5 à 7 ans d’expérience pertinente dans un rôle de supervision.
• Détenir la certification ITIL ou une autre certification en gestion des services informatiques constitue un atout.

Connaissances et expérience

• Posséder une vaste expérience de soutien aux applications en utilisant les principaux logiciels de centre de services.
• Bien connaitre le système Windows 10 OS ou une version ultérieure ainsi que Mac OS Big Sur (11.0) ou une version ultérieure.
• Posséder une vaste expérience de soutien aux applications suivantes : Microsoft 365, outils linguistiques en français, Defender 365, Endpoint, Exchange Online, Azure Active Directory, On Prem Active Directory, Adobe Acrobat Pro et Zoom.
• Savoir travailler avec un système de tickets de centre de services et des outils de contrôle à distance.
• Avoir une bonne connaissance de l’infrastructure informatique comme les numériseurs, les imprimantes multifonctions, le wifi, les téléphones VoIP, le RVP, le câblage, l’équipement audiovisuel, les ordinateurs portables, les Mac et les appareils mobiles intelligents.
• Posséder des compétences de base sur les réseaux, y compris en ce qui concerne le DHCP, le DNS, l’IP et les pare-feux.
• Savoir utiliser une gamme d’utilitaires de diagnostic, y compris Ping, Telnet et NS lookup.
• Bien connaitre l’ITIL ou d’autres cadres de gestion des services informatiques est un atout.
• Posséder une solide expérience en matière d’élaboration et de mise en œuvre d’accords sur le niveau de service et de production des résultats attendus dans le contexte d’un centre de services.
• Avoir gravi les échelons de la gestion au sein d’une équipe de soutien technique.

Attributs personnels

• Avoir de solides compétences en matière de gestion des relations et du rendement.
• Être en mesure de motiver et de diriger les membres du personnel et les subordonnés.
• Avoir le sens du service à la clientèle.
• Posséder des compétences reconnues en analyse et en résolution de problèmes.
• Savoir prioriser efficacement et accomplir des tâches sous pression.
• Posséder d’excellentes compétences en communication orale, écrite et interpersonnelle.
• Avoir de l’entregent, notamment une capacité particulière à établir des relations, à écouter et à poser des questions.
• Savoir mener des recherches sur les questions et les produits liés à la gestion du centre de services, au besoin.
• Être capable de présenter des idées dans un langage professionnel et convivial.
• Faire preuve d’autonomie et de motivation.
• Avoir le souci du détail.
• Avoir l’esprit d’équipe et savoir travailler dans un environnement collaboratif.

Pour poser votre candidature, envoyez votre curriculum vitæ et une lettre de motivation au plus tard le 6 septembre 2023.